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ニューヨークにおけるオフィス移転のプロジェクト ニューヨークにおけるオフィス移転のプロジェクト

オフィス移転・改装

大手人材紹介企業D社より、オフィスリース契約の満期が迫っている為、リースを延長すべきか、移転すべきかというご相談を頂きました。様々な条件を一緒に検討させて頂き移転することに。弊社では移転プロジェクト全般(物件調査、設計、工事・プロジェクト全体管理、家具)をお引き受けしました。

ニューヨークにおけるオフィス移転の手順 01

Consultation

コンサルテーション

リース延長または移転の希望時期、エリア、ご予算、将来の人員計画など様々な要素をヒアリングします。

ニューヨークならではのポイント

リース延長を行うか移転するかは1年以上前からの検討が必要です。移転の場合は新規物件が決定してから契約交渉、設計、工事などで約6ヶ月は必要です。既存リース延長の場合も、ギリギリのタイミングで交渉を始めると家主が高い条件をだしてくる可能性がありますので、早めに検討しましょう。

ニューヨークにおけるオフィス移転の手順 02

Site survey and space planning

物件調査とスペースプランニング

弊社が不動産ブローカーと物件を視察しながら、候補物件をしぼり現地調査を行います。同時に既存スペースの調査(再利用する家具のサイズ、各部屋のサイズ、デスクの希望サイズなど)も念入りに行い、新たなスペースでの要望事項、既存スペースから改善したい部分などを把握した上で、テストレイアウト図を作成します。

ニューヨークならではのポイント

現状を分析し、新事務所では正確にどれ位の面積が必要となるかを先に割出してから、不動産サーチを開始すると無駄がありません。また、同じ面積でも柱の位置、スペースの形状により、同じ数のデスクが入らない事もあるので、テストレイアウトは必ず行います。

ニューヨークにおけるオフィス移転の手順 03

Lease negotiation

リース契約交渉

まずは不動産ブローカーがリースの基本条件を詰め、不動産弁護士の交渉が開始されます。リース条件が固まってから、正式にリース締結までに約1〜1.5ヶ月はかかりますので、その間に図面作業は進めておきます。

ニューヨークならではのポイント

オフィスリース契約は大きく2つに契約内容が分かれます。(1)リース契約された時点からフリーレント期間を使い、設計・許可申請・工事まで全てテナント側手配で行う契約スタイル(この場合は一部工事補助が工事終了後に支給されます)と、(2)テナント側で基本設計図を準備すれば、申請図作成、工事許可取得、工事まで家主側で行ってくれる“Landlord’s Pre-built”の契約スタイルです。この場合の工事内容は基本的なものに限定されますので、時間外空調の設置など、特別なリクエストはテナントが負担します。最近は後者の契約スタイルが多いようですが、マーケットの状況、スペースの面積などにより異なりますので、メリットデメリット含め詳しくご説明します。

ニューヨークにおけるオフィス移転の手順 04

Design work

設計作業

同社のケースは、家主が工事する”Landlord’s Pre-Built”のスタイルで契約を進める事になりました。弊社はこの場合、テナントが要望する基本の設計図一式を準備し、家主へ提出し、工事終了までのプロジェクト管理業務を担います。早急に図面をまとめる為、ここでは密に打ち合わせを行います。

ニューヨークならではのポイント

家主側の基本工事内容を把握できていれば、図面作成時にどこまでがビルスタンダード工事か、テナント負担分がどれ位になりそうか試算可能です。工事以外の費用である家具購入費、電話・IT回線工事費、セキュリティ、引越費などのプロジェクト概算もご提案します。

ニューヨークにおけるオフィス移転の手順 05

Confirmation of construction schedule and budget

工事スケジュールと予算の確認

家主側設計チームとのミーティング、スケジュール確認、工事費見積書の確認・精査図面一式を提出した後、詳細説明の打合せを行います。工事費見積書が出されたら、内容に間違いがないか確認し、予算オーバーである場合は設計変更などを行いながら予算内に収めるよう交渉します。

ニューヨークならではのポイント

このケースでは家主が工事業者を雇いますので、見積額の単価についてはコントロール不可能です。ただし、こちらで供給した図面通りに見積もられているかどうかの精査は可能であり、もし予算を大幅に超えた場合には、設計変更を工夫しながら、家主側と協力して金額を調整していきます。最初の現場ミーティングでは、家主側の関係者が集まりますが、この段階で初めて家主側設計期間・工事期間などが明かされ、大体の引越日目安が立ちます。

ニューヨークにおけるオフィス移転の手順 06

Furniture procurement

家具見積もり・発注

オフィス家具の概算予算を決めたら、パーツ毎に色や素材を提案し、幾つかのチョイスの中からお好きなものを選んでいただきます。カーペットや壁のカラーとのバランスを考慮しつつ、同社はコーポレートカラーである赤をアクセントにおいた配色となりました。弊社ではデザイナー価格での割引がありますので、家具購入・据付まで一括してお任せ頂けます。

ニューヨークならではのポイント

日本の家具のように、すでに出来上がっているものを購入するのではなく、パーツ毎にサイズや色・素材を決定し、セミカスタム生産となります。よって、独自の家具を選べる反面、最低2ヶ月の納期がかかりますので、早めの準備が必要です。

ニューヨークにおけるオフィス移転の手順 07

Construction

家主側工事スタート

工事着工の際には、現場にてキックオフミーティングを行います。ここではお客様はもちろん、IT回線業者、家具業者なども一同に集まり、全体のスケジュールを把握します。ここから工事終了まで毎週会議が行われますので、都度現場レポートを提出します。

ニューヨークならではのポイント

毎週の会議には、プロジェクトマネージャーとして必ず参加し、工事の進捗を把握します。それにより、各関連業者へ作業開始のタイミングを指示し、搬入物がある場合はエレベータ予約や保険提出などをビル管理会社へ手続きし日程調整を行います。

ニューヨークにおけるオフィス移転の手順 08

Construction completion and furniture installation

引渡し確認、家具搬入・設置

工事終了が近づくと、いつ家具を搬入するか、いつ引渡し日とするか、など家主側のプロジェクト責任者と最終調整し、お客様へ報告します。引渡日の工事点検にはお客様の代表者にも参加頂き、不具合箇所をリストアップします。

ニューヨークならではのポイント

家具を搬入する前に引渡しを行いますが、この段階では工事が完了していない点がいくつか見受けられるケースが多く、引越日まで最後の調整が必須です。

ニューヨーク進出の店舗オープン ニューヨーク進出の店舗オープン

ニューヨーク店舗出店

日本で130店舗以上を展開する大手ヘアサロンチェーンがニューヨークに初出店されることになりました。日本人が多く事情が把握しやすいハワイ出店の際でもオープンが大幅に遅れたという苦い経験をされた為、ニューヨークでは会社設立、物件探し、設計、工事、ビザ手配など全てをお任せいただく事になりました。

ニューヨーク進出の店舗オープン 01

Consultation

ヒアリング

最初は電話でのヒアリングとなりました。希望のエリア、ターゲット層、スペースの面積、出店時期などをお伺いし、渡米日程に併せて不動産物件ツアーを手配する事をお約束いたしました。

ニューヨークならではのポイント

渡米時に初めてのヒアリングとなると『物件手配が間に合わない為、視察はまた次回渡米時に・・』ということになりかねません。一度の渡米で効率良く進められる様、必要なアレンジは全て事前にできればと思います。LINEによる細かなやりとりも対応いたします。

ニューヨーク進出の店舗オープン 02

Property tour, survey and space planning

物件視察、調査、スペースプラン

店舗専門の不動産ブローカーを起用し、条件に合う物件をリストアップ。その中から弊社で更に厳選した物件へ順番にご案内し、その日の内に候補の物件が絞り込まれ交渉を開始しました。

ニューヨークならではのポイント

ニューヨークの不動産オーナーは、日本に比べ大変強気です。こちらが借りたいと交渉を依頼しても断られる物件も多々あります。特に水周りが多いヘアサロンやレストランは物件が限られており、更に外国企業にはアメリカでの財務ヒストリーがない為、承認を得る為に様々な書類提出を求められます。

ニューヨーク進出の店舗オープン 03

Lease negotiation and incorporation

リース契約交渉、会社設立

不動産ブローカーによる基本条件交渉が終わり、不動産弁護士を起用してのリース契約書の交渉にはいります。この段階までに現地法人を設立します。弊社のネットワークの弁護士、会計士などと一緒に手続きを進めます。

ニューヨークならではのポイント

会社の形態や、日本からの出資額、店舗への投資証明などによりビザ取得可否がかわってきます。リース契約し、改装も終わったのに責任者のビザが却下され、オープンしないまま売却したという残念なケースもあるようです。最短距離で確実にオープンする為には、最初の段階でのプランニング、あらゆる方面からの状況把握が大切です。

ニューヨーク進出の店舗オープン 04

Architectural & engineering design and filing

設計、許認可申請

フリーレント期間を無駄にしない為、弁護士によるリース交渉の間に、設計作業をスタートします。リース締結後、なるべく早く図面を家主に提出し承認を得て、建築局へ工事許可を申請します。

ニューヨークならではのポイント

ニューヨークでは建築局の他にランドマーク(歴史的建造物保存協会)など通常の建築申請とは別の申請をしなければならないビルや地域があります。事前に確認を行っていても 予期せぬところで不可抗力による遅れが生じるので、常に余裕をもったスケジュールを立てておく必要があります。

ニューヨーク進出の店舗オープン 05

Construction estimates

工事費見積

全図面を基に算出された工事見積書が出たら、予算内に収まっているか、設計変更の必要があるかなど綿密に打ち合わせを行い、契約・支払手続きを進めます。

ニューヨークならではのポイント

日本とアメリカでは、必要図面の量が違うといいます(アメリカの方が詳細まで図面表記しなければならない)。日本では職人さんが常識と経験則できちんと工事ができることでも、アメリカでは図面に書かれている内容しか工事しない為、図面に表記されていないものは全て追加金額を請求されます。見積の段階ではこの抜けの部分がなるべく少なくなるよう、細心の注意を払います。

ニューヨーク進出の店舗オープン 06

Construction

工事開始

工事許可が下り、契約支払いが全て完了した段階で工事開始です。着工から約2ヶ月半かかりました。その間は現場に週に何度も立会い、工事中に発生する様々な不明点・確認事項をクリアしていきます。信頼関係がある業者を起用した為、追加金額はお客様からの追加リクエストの部分のみ、工期も予定通りに進みました。

ニューヨークならではのポイント

工事会社の費用と仕上がりの質は当然比例します。工事会社によって工期やクオリティに大きく差が出る上、ニューヨークでは一般的に予算と工期通りに工事が終わるのは珍しいとも言われています。弊社では信頼できる業者の中でもプロジェクト毎に得意な分野の業者を起用し、オーナー様の予算の範囲で最高のパフォーマンスを提供できるよう丁寧に管理し『遅れなし・追加金額なし』の実現を真剣に追求しています。

ニューヨーク進出の店舗オープン 07

Construction completion and furniture installation

工事引渡し・家具等搬入

工事終了が近づいた段階で、家具や照明器具、洗濯機、シャンプー台などの機器類の納品アレンジを行います。全て終わった段階でオーナー様と工事点検をし、不具合箇所をしっかり最後まで仕上げます。

ニューヨークならではのポイント

通常は引渡し日のギリギリまで作業が続きますので、大型機器の搬入のタイミングがとても重要です。現場の作業を妨げないよう、各業者と調整が必要です。

ニューヨークにおける住宅インテリア&ファニッシングサービス ニューヨークにおける住宅インテリア&ファニッシングサービス

住宅インテリア&ファニッシングサービス

ニューヨークに赴任が決まったC様。新設オフィスの設計・施工を手がけさせて頂いたご縁で、賃貸住宅の方もNY着任後すぐに生活がスタートできる様にとインテリア・家具の手配をご希望されました。

住宅インテリア&ファニッシングサービス 01

Construction

ヒヤリング

お客様のご希望とご予算を伺い、レンタル家具手配と購入手配のそれぞれの特徴をご説明します。赴任期間が3年以上になる可能性もあり、NY滞在中は快適なお部屋で生活されたいとのご意向から、購入手配に決定しました。

ニューヨークならではのポイント

予算内で調達することはもちろん、快適なお部屋づくりのためにはお客様のライフスタイルを知ることが大切です。例えば、来客の頻度、自宅でお仕事をされるか、色合い・スタイルの好みは・・など、ヒアリングが家具選定のキーとなります。

住宅インテリア&ファニッシングサービス 02

Site survey and measurement

住居の確認・測量

新居にお邪魔して間取りや日当たりなどを確認いたします。家具搬入に伴うビルの規制や、改装の要否とそのスケジュールなどをお客様と相談します。

ニューヨークならではのポイント

賃貸契約時に見る間取り図では、コーナーの張りやドアの開閉向きが正しく記されていない場合も多く、光の入り具合で家具の配色なども考慮する必要があるため、現地調査は必須です。

住宅インテリア&ファニッシングサービス 03

Planning and designing

お部屋作りの計画

ご予算に応じてセレクトした店舗(レンタル手配の場合はショールーム)にお客様をご案内し、ご希望のお部屋づくりをヒヤリング。その場でコーディネートのご提案をいたします。

ニューヨークならではのポイント

お客様がご自身で選ばれた家具を基調に、弊社のコーディネーターがプロの視点でその他の家具と小物を選出いたします。お客様の想像を超えるお部屋づくりへとアレンジいたします。

住宅インテリア&ファニッシングサービス 04

Furniture layout and procurement

レイアウト、お見積もり&ご契約(発注手配)

セレクトした家具のサイズがお部屋にきちんと入るか、実際に図面にレイアウトして確認します。その後、家具と生活用品の納品リストを写真付きで、お見積書と併せてご提出いたします。

ニューヨークならではのポイント

写真入りの納品リストとお見積書は過不足が確認しやすく、お部屋づくりのイメージが湧きやすいとご好評をいただいております。

住宅インテリア&ファニッシングサービス 05

Delivery arrangement and furniture installation

搬入アレンジと家具設置・組立

すべての家具を発注し、店舗によって異なる納品スケジュールを管理します。それに応じて予め確認したビルの搬入ルールに従い、必要な保険提出手続きやエレベータ予約などを手配します。搬入時も立ち会い、組立まで確認します。

ニューヨークならではのポイント

日本と違い、アメリカの配送システムは時間指定ができません。予定日に納品されないケースも多々ある中、その都度発生する変更処理や人員待機など、専属スタッフがお客様に代行して管理します。

住宅インテリア&ファニッシングサービス 06

Walk-through and
check list of delivered items

納品物の確認と引渡し

お客様がご入居され、すぐに生活がスタートできるよう、家具の設置やお掃除はもちろんのこと、ベッドメーキングからバスルームのアメニティまで細部に至る快適さを追求します。引き渡し日には、お客様と一緒に納品物の確認を行います。

ニューヨークならではのポイント

香りと質にこだわったバスルームのアメニティや全室に設置したゴミ箱、クローゼットの収納棚をカスタマイズするなどのこだわりが、生活者の視点でコーディネートされた部屋づくりだと奥様からお褒めの言葉をいただきました。

ニューヨークにおける不動産購入アドバイザリー&管理 ニューヨークにおける不動産購入アドバイザリー&管理

不動産購入アドバイザリー&管理

不動産海外投資を検討される企業よりご相談がありました。弊社がコーディネートする専門家チームが、会計面、法的規制、建築面での疑問をすべて解決し、同社は5階建て複合用途型ビルディングを購入することに成功。購入後は、弊社がビル管理を担っています。

ニューヨークにおける不動産購入アドバイザリー&管理 01

Consultation

コンサルテーション

実際に物件を見る前に、投資物件の種類と目的、希望のエリア、ご予算などを細かくヒヤリングします。ビル、住居、商業など各専門の不動産ブローカーと協力しながら適切な物件をリストアップします。

ニューヨークならではのポイント

会計士、弁護士とも連携をとりながら、必要に応じて日米の節税対策のアドバイスをし、その為に現地会社を設立すべきか等を検討する最初のコンサルテーションが重要です。

ニューヨークにおける不動産購入アドバイザリー&管理 02

Property tour and survey

物件内覧ツアーと調査

同社は住居・商業複合ビルを希望していました。その分野に長けた不動産ブローカーと共に物件をご案内。候補物件には、後日、弊社の建築チームが既存設備などの調査や査定を決行しました。

ニューヨークならではのポイント

マンハッタンという小さな街に世界中からその時々の各国の景気を反映して投資家が集まります。これがマンハッタンの不動産価格が長い目で見ると常に上昇している理由です。その激しいマーケットで良い条件の投資ができるかどうかは、現地に根ざした専門ブローカーとのコネクションと建物の価値(建物の状態)を正しく査定できるがキーとなります。

ニューヨークにおける不動産購入アドバイザリー&管理 03

Property offer

オファーと購入条件交渉

ミッドタウン東側に位置する5階建ビルにオファーを入れました。一階は商業テナントが入居していてリース契約はそのまま引き継がれることに。他詳細な購入条件を買主側ブローカーと売主側ブローカーが詰め、その都度日本語で解説し判断を仰ぎます。

ニューヨークならではのポイント

日本と違い、不動産購入時には通常買手側の不動産手数料はありません。売主が、両サイドのブローカーへ手数料を支払います。購入時初期費用や税金は物件によって異なるため、実際の物件ごとに、弁護士と会計士と共にアドバイスいたします。

ニューヨークにおける不動産購入アドバイザリー&管理 04

Legal negotiation by lawyers

弁護士による交渉

不動産ブローカー同士で取り決められた基本条件が固まった段階で、不動産専門弁護士に交渉がバトンタッチされます。契約書の重要ポイントをご説明し、不明点・追加希望などを解決しながら約1ヶ月半後、無事に売買契約書締結となりました。

ニューヨークならではのポイント

契約交渉の間は、各種財務書類や会社情報の提出を求められますが、翻訳手配とスピーディな対応が必須です。同時に現地調査によって明らかになった問題点を提起し、引渡し条件としての修理や許可申請などの確認を行うことも重要です。

ニューヨークにおける不動産購入アドバイザリー&管理 05

Renovation and facility management

物件取得後の改装と物件管理

住宅部分であるペントハウスの改装をご希望されました。改装図面作成、見積もりを提出し、早々に工事を開始。同社は日本拠点の会社なので、建物の管理(家賃回収・修繕など)をお引き受けすることになりました。

ニューヨークならではのポイント

予算内で改装も終了し、家具付きデザイナーズルームとして賃貸マーケットに出したところ、すぐにテナントが決まりました。弊社はインテリアデザインと工事のプロである為、建物に何か問題が生じてもすぐに対応できるという点で安心され、管理までをお任せ頂きました。